Четыре месяца на то, чтобы создать систему управленческой отчетности по проектам

Компания «Руссобит — М», издатель и дистрибьютор мультимедийного программного обеспечения, приобрела две компании (бывших контрагентов), специализирующиеся на его разработке и лицензировании. Для бизнеса это было удачное решение, позволившее снизить издержки почти на 30 процентов. Сделка состоялась в 2008 году. Примерно в то же время в «Руссобит — М» было открыто еще одно направление деятельности — цифровая дистрибуция (продажи через интернет с оплатой электронными деньгами или через SMS). А в общей сложности к августу 2008 года в рамках холдинга было объединено четыре разнородных вида деятельности: разработка программного обеспечения, лицензирование, оптовая торговля и цифровая дистрибуция.
Изменения в бизнесе сначала никак не отразились на функциях и структуре финансовых служб «Руссобит — М» и присоединенных компаний. Например, управленческая отчетность по — прежнему оставалась у каждого направления деятельности своя, та же, что и была до покупки — без детализации по программным продуктам или проектам. В то же время руководство компании нуждалось в качественной консолидированной управленческой отчетности, составленной в разрезе видов деятельности, проектов и продуктов. Необходима была и достоверная оперативная отчетность о расходах и доходах по каждому проекту.

В конце 2008 года в «Руссобит — М» сменился финансовый директор. И перед новым топ — менеджером была поставлена задача перестроить систему управленческого учета и отчетности. А именно:
перевести компании группы на работу с едиными планом счетов, справочниками и учетной политикой для целей управленческого учета. Последний ведется в компании параллельно с бухгалтерским — своя учетная база в «1:С» и свой план счетов;
обеспечить корректный расчет себестоимости продуктов, а также достоверный учет складских остатков;
организовать учет доходов и расходов в разрезе текущих и закрытых проектов. В соответствии со спецификой деятельности компании основной единицей учета должен был стать проект, подразумевающий разработку собственной или адаптацию приобретенной (лицензионной) программы. В рамках одного проекта может выпускаться несколько продуктов в зависимости от формата издания — на физическом носителе (отдельный CD или DVD, сборник) или в электронной форме (ссылка для скачивания в интернете);
обеспечить подготовку консолидированной управленческой отчетности;
доработать информационную систему, в которой ведется управленческий учет под новые требования.
На решение этих задач руководство компании выделило всего четыре месяца. В России уже набирал обороты кризис, и от того, насколько жестко будут контролироваться расходы и доходы, зависела судьба всего бизнеса.
Особый порядок на складе
В «Руссобит — М» к прямым переменным расходам относят затраты на приобретение материалов (упаковочной пленки, полиграфии, коробок для компакт — дисков), готовой (чужой) продукции для перепродажи, а также
издержки, связанные со сборкой и упаковкой. До середины 2008 года все расходы принимались по факту оплаты (кассовый метод), из — за чего общая себестоимость в управленческом отчете о прибылях и убытках считалась некорректно. Себестоимость отдельных проектов и продуктов (номенклатурных позиций) не определялась вовсе. Предстояло перейти на метод начисления и внедрить новый порядок расчета себестоимости.
Прежде всего пришлось разбираться с остатками готовой продукции, сырья и материалов на складах. С их учетом была полная неразбериха. Остатки готовой продукции (CD и DVD с записанными на них программами) в управленческом учете не отражались совсем, но учитывались в торговом (операционном) учете, причем не по себестоимости, а по базовой (отпускной) цене. Эта цена устанавливалась в момент выхода продукта исходя из стоимости аналогичных товаров на рынке и могла корректироваться в большую или меньшую сторону. Что касается остатков сырья и материалов, они отражались в операционном и управленческом учете лишь в количественном (натуральном) выражении, и то, как обнаружилось позже, далеко не все. В такой ситуации о корректном расчете себестоимости не могло быть и речи, как и о контроле оборачиваемости товаров и материалов. Сначала нужно было понять, что именно хранится на складе и сколько стоит.
Потребовалось провести инвентаризацию складских запасов, восстановить себестоимость готовой продукции и определиться с ценой списания материалов. Поднять всю доступную информацию о поставках и отгрузках с начала 2008 года (договоры, счета — фактуры, товарно — транспортные накладные — все, что удалось найти) и на их основании корректно отразить ранее осуществленные хозяйственные операции.
Как только разобрались с количеством складских остатков, возник важный вопрос: по какой стоимости их учитывать, ведь они формировались на протяжении нескольких лет. Восстановить данные о том, когда именно поступили на склад те или иные компакт — диски и к какой закупочной партии они принадлежали, было нельзя. Поэтому в компании приняли волевое решение — оприходовать все остатки по текущей стоимости, то есть по ценам, указанным в последней отгрузочной накладной. Себестоимость остатков готовой продукции решили считать равной сумме стоимости всех комплектующих.
После этого оставалось только описать и регламентировать процедуру отражения в управленческом учете закупок и поступлений на склад готовой продукции для перепродажи, а также материалов и комплектующих, перемещения последних на сборку, прихода на склад готовой продукции и т.д.
Кстати, в ходе инвентаризации выяснилось, что бракованная продукция, хранящаяся на складе, в учете никак не отделена от товаров надлежащего качества. Это не могло не приводить к путанице — такие материалы (товар) поступали в производство (реализацию), там обнаруживали, что это брак,
и снова возвращали на склад. И так по кругу. Для отслеживания движения брака и его последующего обмена на счете 43 создали специальные субсчета (внутренний склад брака и склад брака поставщика).
Новый порядок учета прямых расходов с методом начисления в основе, сразу реализовали в учетной системе (1С «Управление предприятием 7»), блок «Себестоимость) специалисты IT — службы компании разрабатывали самостоятельно. Для корректного учета сырья был также создан единый справочник «Материалы». Он разбит по видам компонентов, из которых формируется готовый продукт — диски, коробки,вкладки и пр.
Теперь приобретенные материалы в обязательном порядке приходуются на склад, на каждый из них заведена карточка учета материалов. В ней отражается стоимость закупки и история ее изменения (материалы списываются по средней за отчетный период цене). Кстати, за ввод новой номенклатуры в справочник и отражение в учете поступления новых материалов в натуральном выражении отвечают складские работники, тогда как цены проставляются исключительно менеджерами по закупкам.
Проводки, отражающие списание компонентов со склада, сборку и приход на склад готовой продукции, делаются автоматически (Дебет 43 счета «Готовая продукция, субсчет «Основной склад» или «Дополнительный склад»Кредит 10 счета «Материалы»). В то же время предусмотрена возможность «ручного режима» для учета затрат на комплектующие при сборке нестандартной продукции (в «1С» можно указать, какую именно номенклатуру материалов учесть при производстве определенного продукта и в течение какого периода).
В соответствии с технологическим процессом готовая продукция пакуется в целлофановую пленку. Эти работы для «Руссобит — М» выполняет внешний подрядчик. Подобные операции (перемещение на склад поставщика и возврат обратно в компанию) также предусмотрели в учете. Ввели дополнительные субсчета, соответствующие складам поставщиков, на счете 43 «Готовая продукция». По ним как раз и отражаются эти перемещения. Таким образом, можно без труда узнать, где именно находится тот или иной товар, отследить сроки упаковки товара и своевременно реагировать на задержки.
Получив корректные сведения о стоимости складских остатков, в компании смогли окончательно разобраться с запасами. В частности, рассчитать оборачиваемость каждой позиции, выявить залежавшиеся товары и принять по ним решение — распродать с дисконтом или избавиться другим способом.

Комментарии запрещены.



Карта сайта